Que se emite en relación con la conservación de la información contable y la declaración de bienes por funcionarios responsables da la Recaudación, Tesorería e Intervención en las Entidades Locales.

Antecedentes

     Mediante escrito de fecha 28 de Febrero de 2000, con registro de entrada en esta Audiencia de Cuentas nº 133 correspondiente al día 29 de Febrero, el Sr. Alcalde-Presidente del Ayuntamiento de Santa Cruz de Tenerife se dirigió a la Audiencia de Cuentas en solicitud de pronunciamiento sobre la conservación de la información contable y la declaración de bienes por funcionarios responsables da la Recaudación, Tesorería e Intervención.

     El Pleno de esta Institución, en sesión celebrada el día 29 de Febrero del presente año, acordó su toma en conocimiento, aprobación y remisión a la Entidad Local.

Consideraciones jurídicas

I.- La Disposición Adicional tercera de la Ley 7/1988, de 5 de abril, de Funcionamiento del Tribunal de Cuentas (en adelante LFTC) establece lo siguiente:

1. Las responsabilidades contables prescriben por el transcurso de cinco años contados desde la fecha en que se hubieren cometido los hechos que las originen.

2. Esto no obstante, las responsabilidades contables detectadas en el examen y comprobación de cuentas o en cualquier procedimiento fiscalizador y las declaradas por sentencia firme prescribirán por el transcurso de tres años contados desde la fecha de terminación del examen o procedimiento correspondiente o desde que la sentencia quedo firme.

3. El plazo de prescripción se interrumpirá desde que se hubiere iniciado cualquier actuación fiscalizadora, procedimiento fiscalizador, disciplinario, jurisdiccional o de otra naturaleza que tuviera por finalidad el examen de los hechos determinantes de la responsabilidad contable, y volverá a correr de nuevo desde que dichas actuaciones o procedimientos se paralicen o terminen sin declaración de responsabilidad.

4. Si los hechos fueren constitutivos de delito, las responsabilidades contables prescribirán de la misma forma y en los mismos plazos que las civiles derivadas de los mismos.”

     Vinculada la responsabilidad contable a la producción  de un menoscabo, o perjuicio económico reflejado en las cuentas que las personas que tengan a su cargo el manejo de caudales o efectos públicos hayan de rendir o al menos que se desprenda de ellas, la Sala de Apelación del tribunal de Cuentas considera que hay que entender el termino “cuentas” de la forma más extensa posible.

     Esta doctrina se refleja, entre otras sentencias, en la 4/1986, de 18 de abril, y en la 10/1987, de 10 de julio y fue recogida por la LFTC.

     El termino “cuentas” no se restringe a las que son preceptivas en virtud de una norma. En este sentido se pronuncia la sentencia 27/1992, de 30 de Octubre:

     “... entendido el término cuenta en el sentido más amplio posible, como aquel documento – público o privado, según los casos – de índole contable, en el que constan, se registran o figuran, con o sin valoraciones finales o ajustes numéricos, según técnicas habituales y generalmente normadas, operaciones relacionadas directa o indirectamente con la actividad económico financiera del sector público o de las personas físicas o jurídicas destinatarias de sus subvenciones o ayudas”.

II.- La Disposición Adicional tercera de la LFTC, apartado2, deberá interpretarse en relación con la regla contenida en el apartado 1 de la misma Disposición; en tal sentido deberán cohonestarse ambos preceptos debiéndose entender que la responsabilidad contable prescribe, normalmente, por el transcurso de cinco años contados desde la fecha de comisión de los hechos imputables, salvo que se inicie entretanto procedimiento fiscalizador, en cuyo caso prescribirá a los tres años de terminación de las actuaciones.

     En cuanto a la obligatoriedad de formular declaración de bienes, el articulo 75 apartado 5 de  la Ley 7/1985, de 2 de Abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local y 30 del Real Decreto 2568/1986, de 28 de Noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, únicamente la refiere a los miembros de las Corporaciones Locales (Alcalde – Presidente y Concejales), sin que exista ninguna norma que la extienda a los funcionarios de la Administración Local.  

     Lo que si establecen los artículos 164 apartado 2, para los funcionarios o miembros de la Corporación que se haga cargo de la responsabilidad de la Tesorería y 193 apartado 2, para los que lo hagan de la recaudación, es la obligatoriedad de constituir, con anterioridad a la entrada en posesión del puesto de trabajo, la correspondiente fianza.

Conclusiones

Por todo ello, es opinión de esta Audiencia de Cuentas que:

1. Las Entidades Loca habrán de conservar las cuentas, entendidas en su sentido amplio, y los registros contables, durante, al menos cinco años, salvo que por norma de rango suficiente se establezca otro plazo o se hubiera interrumpido el plazo de prescripción de la posible responsabilidad contable de acuerdo con lo dispuesto en la Disposición Adicional Tercera de la LFTC.

     Una vez transcurrido el plazo indicado, sin que se haya interrumpido la prescripción, se podrá proceder a su destrucción, previa comunicación, con una antelación mínima de dos meses, al Tribunal de Cuentas y Audiencia de Cuentas de Canarias, debiendo levantarse Acta de la misma.  

2. En la normativa en vigor para las Entidades Locales no se contempla la obligatoriedad de que los funcionarios de la Administración Local deban realizar declaración alguna de bienes.

Santa Cruz de Tenerife, a  6 de junio de 2000.